Nopeutta organisaatioon ja työntekoon

15.01.2021

Mihin ihmeeseen kollega on tallentanut viimeisimmän tiedoston? Ja kuinka hän on sen oikein nimennyt? Oikean tiedon etsiminen valtavasta tietomäärästä yrityksen sisällä vie aikaa ja turhauttaa.

Tiedon määrä lisääntyy räjähdysmäisesti. Viimeisen parin vuoden aikana kaiken tiedon määrä on jopa kaksinkertaistunut. Jatkuvasti kasvava tietomäärä on myös tallennettu moniin eri tietojärjestelmiin, joista monien käyttöliittymät edellyttävät käyttäjiltään kirjautumista.

Useiden erilaisten järjestelmien lisäksi käyttäjien tallennustavat vaikeuttavat oikean tiedon löytämistä. Monimutkaiset kansiorakenteet tekevät tiedon löytämisestä todella työlästä. Iso osa tehokasta työaikaa kuluukin turhaan etsimiseen, mikä kuluttaa myös motivaatiota.

Motivoitunut henkilöstö saa aikaan enemmän

Aiemmin tallennettua tietoa voidaan hyödyntää moniin eri tarkoituksiin; uudet tarjoukset, tuotekuvaukset ja dokumentit syntyvät nopeasti jo tallennetun tiedon avulla. Ajankäytön hyötyjä kuitenkin menetetään, jos materiaalin etsiminen on työlästä.

Siirtymät järjestelmien välillä kuluttavat ajan lisäksi myös hermoja, kun eri käyttöliittymien toiminta ja salasanat pitää palauttaa mieliin yhä uudelleen ja uudelleen. Tehokkaan työvireen katkeaminen onkin varsin turhauttavaa ja usein toistuessaan jopa stressaavaa.

Ongelmaan on kuitenkin tarjolla ratkaisu. Ilveshaku löytää yhdellä haulla yrityksen sisäiset tiedot eri tallennuspaikoista. Ilveshaun avulla muun muassa asiakkaisiin liittyvät tiedot löytyvät vaivatta.

Tiedon nopeaan löytämiseen kannattaakin panostaa, sillä tunne tehokkaasti käytetystä työpäivästä innostaa ja auttaa työntekijää jaksamaan työssään.

Tehokas yrityksen sisäinen hakukone

Ilveshaun avulla käyttäjä löytää helposti ja nopeasti etsimänsä tiedostot, sähköpostit, liitteet, kuvat videot ja asiakkaisiin liittyvät tiedot. Palveluun voidaan yhdistää kaikki yrityksen käyttämät tietolähteet, tiedostojen tallennuspaikat ja erilaiset pilvipalvelut.

Palvelun avulla hakeminen on todella nopeaa ja haun rajaaminen helppoa. Ilveshaulla saadaan löytymään myös omat harvinaisemmatkin järjestelmät ja niiden sisältö. Palvelun räätälöiminen onkin helppoa ja kustannustehokasta.

Ilveshaku on loistava ratkaisu tietotulvan mukanaan tuomiin haasteisiin. Moni työntekijä tunnistaakin varmasti tiedon etsimiseen liittyvät ongelmat omassa työympäristössään. Palvelua ryhdyttiin kehittämään jo vuonna 2011 tehdyn markkinatutkimuksen pohjalta.

Nopea organisaatio, tyytyväiset asiakkaat

Yksittäisen työntekijän hyvinvoinnin lisäksi nopea tiedon löytäminen edistää koko organisaation tehokkuutta, kun työteho paranee ja organisaatio nopeutuu.

Asiakkaisiin liittyvät tiedot löytyvät Ilveshaun avulla nopeasti ja kattavasti, toteaa Mercedes Kukkohovi Fais Finland Oy:ltä:

– Asiakas saattaa pyytää samanlaista toteutusta kuin toiselle asiakkaalle on tehty. Nyt Ilveshaun avulla aiemman työn löytää nopeasti uudelle asiakkaalle näytettäväksi.

Tarjouksia tehtäessä voidaankin hyödyntää aiemmin luotua sisältöä tietojen indeksoinnin ansiosta.

– Ilveshaku mahdollistaa tuotteiden etsimisen aiemmista tarjouksista, jotta tuotteiden tiedot voi kopioida uusiin tarjouksiin, toteaa Kukkohovi.

Helposti löytyvien sisältöjen avulla tarjouksien tekeminen nopeutuu ja tarjouspyyntöihin voidaan vastata kilpailijoita nopeammin. Ilveshaun ansiosta asiakkaita kyetään palvelemaan näin entistäkin sujuvammin.

Palvelun tarjoaa suomalainen perheyritys Ilves Solutions, joka tunnetaan helppokäyttöisten verkkopalveluiden toimittajana.

Ilves Solutions Oy, Helsinki

Myynti ja markkinointi
Petri Hakkarainen
040-7690674
etunimi.sukunimi@ilvessolutions.fi