Konkreettinen ratkaisu GDPR-haasteisiin

16.10.2021

Tiesithän, että EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR on jo astunut voimaan ja siirtymäaika päättyy pian? Asetuksen mukanaan tuomat uudet vaatimukset tulee huomioida yrityksissä 25.5.2018 mennessä, jolloin siirtymäaika umpeutuu.

GDPR – mikä se on?

EU:n tietosuoja-asetus GDPR (general data protection regulation) korvaa henkilötietodirektiivin, johon Suomen nykyinen henkilötietolaki perustuu. Yksi asetuksen päätavoitteista on yhtenäistää henkilötietojen käsittelyä Euroopan unionin alueella.

Yksityisyyden suojaa korostava asetus takaa kansalaisille oikeuden määrätä itseään koskevien tietojen keräämisestä, käsittelystä ja tallentamisesta. Osana tietosuoja-asetusta asiakkaalla on siis oikeus saada tietoonsa kaikki itsestään tallennetut tiedot. Asiakkaalla on halutessaan oikeus myös muokata tai poistaa tallennettuja tietoja.

Jo voimaan tulleen asetuksen vaatimukset on siirtymäajan päätyttyä otettava huomioon kaikissa henkilötietoja käsittelevissä yrityksissä. Käytännössä tämä kaikki tarkoittaa aivan uudenlaisia velvoitteita koskien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä ja tallentamista.

Valtava haaste – mahdoton tehtävä?

Jokainen henkilötietojen ja niiden tallentamisen parissa työskentelevä tietää, että tietoja saattaa olla tallennettuna useisiin, jopa satoihin eri järjestelmiin. Jo pelkkä mahdollisten tallennuspaikkojen kartoittaminen vie paljon aikaa, puhumattakaan varsinaisen tiedon etsimisestä ja löytämisestä kaikista mahdollisista eri lähteistä.

Yrityksillä on käytössään lukuisia eri tietojärjestelmiä omissa verkoissaan ja erilaisissa pilvipalveluissa. Tietojen etsiminen useista eri tietolähteistä voikin tuntua jopa mahdottomalta tehtävältä.

Asetuksen mukaisten vaatimusten täyttäminen onkin valtava haaste, joka on syytä myös ottaa vakavasti. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta voi koitua mittavaa vahinkoa, sillä asetusta rikkovalle voidaan määrätä pahimmillaan sakkoa jopa 20 miljoonaa euroa tai 4 prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta.

Ilveshaku avuksi

Ongelmaan on kuitenkin olemassa ratkaisu. Ilveshaku on kehitetty auttamaan yrityksiä ja organisaatioita juuri tiedon löytämisessä useista eri tietolähteistä. Ilveshaun avulla tietojen etsiminen on jopa uskomattoman helppoa ja nopeaa.

Ilveshaku löytää asiakkaan tiedot yhdellä haulla useasta eri tietolähteestä. Tämä on mahdollista alussa tehdyn tietolähteiden yhdistämisen ansiosta. Tietoja indeksoidaan jatkuvasti, mikä puolestaan takaa haun nopean onnistumisen.

Ilveshaun avulla asiakkaan tiedot löytyvät vaivatta nimellä, asiakasnumerolla, sähköpostiosoitteella tai muulla tunnisteella. Tiedot haetaan eri tietolähteistä, generoidaan dokumentiksi ja lähetetään asiakkaalle sähköpostitse.

Yksinkertaista ja kustannustehokasta

Uuden tietosuoja-asetuksen vaatimukset saattavat aiheuttaa monessa yrityksessä jopa kohtuuttoman suurelta tuntuvia toimia ja taloudellisia panostuksia. Kaiken tuon turhan vaivan voi kuitenkin huoletta jättää taakseen, kun apuna on Ilveshaku.

Asiakkaasta löytyvät tiedot ovat vain muutaman klikkauksen päässä. Sinun ei siis tarvitse kuin kirjoittaa hakuun asiakkaan nimi ja koostaa yhdellä klikkauksella löytyneet tiedot GDPR-raportiksi. Tiedot tulostetaan tämän jälkeen PDF-muotoon, ja aineisto on valmis lähetettäväksi asiakkaalle.

Asiakastietojen tarkastelu ja lähettäminen on siis helppoa, ja myös tietojen muokkaaminen ja poistaminen onnistuu tarkoitukseen räätälöidyllä palvelulla. Ilveshaku onkin ketterä ja kustannustehokas tapa löytää asiakastiedot eri järjestelmistä vaikuttamatta yrityksen nykyisiin prosesseihin.

Palvelun tarjoaa suomalainen perheyritys Ilves Solutions, joka tunnetaan helppokäyttöisten verkkopalveluiden toimittajana.

Lisätietoja:

Petri Hakkarainen, 040 769 0674

petri.hakkarainen@ilvessolutions.fi